Работник обязан немедленно извещать непосредственного или вышестоящего руководителя о каждом известном ему несчастном случае, произошедшем на производстве. Это следует из ст. 215 ТК РФ и п. 4 Положения о расследовании несчастных случаев.
Порядок извещения работодателя законодательством не установлен. Вы можете закрепить его в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 22 ТК РФ). Если такой акт не принят, работник может сообщить вам о несчастном случае в любой форме.